Waarom geen enkele app dit kon oplossen
Shopify is in de eerste plaats gebouwd voor B2C. Het facturatie-ecosysteem weerspiegelt dat: tools zoals Sufio verwerken eenvoudige retailbonnen prima, maar vallen uit elkaar zodra B2B-complexiteit om de hoek komt kijken.
Voor Belgische bedrijven die internationaal groothandel verkopen, stapelen de vereisten zich snel op:
- Correcte BTW-afhandeling — Belgische tarieven van 6% / 21%, intracommunautair 0% voor EU-kopers met een geldig BTW-nummer, BTW-verleggingen voor bepaalde productcategorieën
- Betaaltermijnen van 30 dagen — standaard in B2B, niet native ondersteund door Shopify-facturatie-apps
- Billit als single source of truth voor de boekhouding — het platform dat Belgische boekhouders en financeteams effectief gebruiken, met een eigen factuurnummering, klantendatabase en Peppol e-facturatie-ondersteuning
- Groothandelsklanten in meerdere landen — elk met hun eigen taal, munteenheid en wettelijke facturatievereisten
Geen enkele standaard Shopify-app dekte deze combinatie. Een custom integratie was het enige haalbare pad.
Het probleem
De klant runt een B2B Shopify Plus-winkel voor resellers en groothandelskopers in België en de buurlanden. Elke betaalde order zette een manueel proces in gang: Billit openen, de klant opzoeken of aanmaken, elke orderlijn invoeren, het juiste BTW-tarief toepassen en de factuur-PDF versturen.
Bij 30–50 B2B-orders per week liep dit op tot 6+ uur repetitief administratief werk per week — en de manuele stappen zorgden ervoor dat facturatiefouten er geregeld doorheen glipten (verkeerd BTW-nummer, foutieve bedragen, dubbele facturen).
Het financeteam wilde facturen dezelfde dag als de order versturen. De realiteit: ze werden wekelijks in batch verwerkt.
De automatisering
De oplossing is een Make.com-scenario dat getriggerd wordt door een Shopify orders/paid-webhook. Het draait in minder dan 10 seconden per order en vraagt geen menselijke tussenkomst.
Stap 1 — Shopify webhook trigger
Het scenario vuurt af bij elk orders/paid-event vanuit Shopify Plus. Enkel B2B-orders (getagd wholesale of met een bedrijf toegewezen) worden verwerkt; retailorders worden in deze stap al uitgefilterd.
Stap 2 — Klant opzoeken of aanmaken in Billit
Make bevraagt de Billit API op het BTW-nummer van de klant (opgehaald uit het company-object van de Shopify-order). Bestaat de klant al, dan wordt zijn Billit-ID hergebruikt. Bestaat hij nog niet, dan wordt on-the-fly een nieuw contact aangemaakt met naam, adres, BTW-nummer en taalvoorkeur.
Stap 3 — Transformatie van orderlijnen
De orderlijnen van Shopify worden gemapt naar het factuurlijnformaat van Billit:
- Productnaam + SKU → omschrijving
- Eenheidsprijs excl. BTW → eenheidsprijs
- BTW-tarief per lijn (21%, 6% of 0% voor intracommunautair binnen de EU) → Billit-belastingcode
- Aantal en korting → rechtstreeks doorgegeven
Stap 4 — Factuuraanmaak en PDF-levering
Billit maakt de factuur aan, kent het volgende factuurnummer uit de reeks toe en geeft de PDF-URL terug. Make doet vervolgens het volgende:
- Markeert de Shopify-order met een
invoiced-tag - Verstuurt de PDF naar het e-mailadres van de koper via de verzend-API van Billit
- Plaatst een Slack-melding in het financekanaal met factuurnummer en bedrag
Resultaten
| Metric | Voor | Na |
|---|---|---|
| Factuuraanmaaktijd | ~8 min/order | 0 min (automatisch) |
| Wekelijkse admin-uren | 6+ u | 0 u |
| Facturatiefouten | Terugkerend | 0 sinds livegang |
| Leveringstermijn factuur | Tot 7 dagen | Zelfde dag als betaling |
Waarom Make.com boven een custom integratie
Een custom gecodeerde webhook-handler zou werken — maar dankzij de visuele editor van Make.com kan het financeteam de flow zelf lezen, begrijpen en aanpassen. Toen Billit hun API updatete voor e-facturatie (Peppol), volstond één nieuwe module in het scenario, geen codedeploy. Het juiste gereedschap voor het complexiteitsniveau.